Alles im Griff mit Omnifocus (Mac)

Wo sind die Zeiten bloß hin, als ein Zettelchen hie und da reichte, um alle Aufgaben zu überblicken? Wie hat man denn das damals eigentlich wirklich gemacht? Waren wir Menschen einfach trainierter darauf, uns Dinge zu merken, anstatt jede Kleinigkeit aufzuschreiben? Ich weiß es nicht. Ich weiß aber, daß so viele unterschiedliche Dinge meinen Alltag bestimmen, daß es für mich unmöglich wäre, mir dies alles zu merken. Deshalb gibt’s ja „Getting things done“ Programme. Also Software, die einzig und alleine dazu geschrieben wurde, Aufgaben und Projekte so zu verwalten, daß wir sie einerseits nicht vergessen und andererseits strukturiert abarbeiten können.

Aufmerksame Leser dieses Blogs wissen, daß ich bereits „Things“ reviewt habe. Ich nutzte Things auch eine ganze Weile aktiv. Leider aber haben die Jungs von CulturedCode es bislang (Stand 4/2011) nicht geschafft, eine vernünftige Synchronisation zwischen iPhone, iPad und Mac zu realisieren. Und die Praxis zeigte, daß das „sich im gleichen WLAN befinden“ keine praktikable Lösung darstellt, da man immer vergißt, die Daten abzugleichen. Und ich kann mir ja schlecht in meine ToDo Liste schreiben, nur ja die Synchronisation nicht zu vergessen 😉

Nunja, Things ist nicht die einzige Lösung, also wollen wir uns mal den Platzhirschen Omnifocus ansehen. Prinzipiell durchaus ähnlich, bietet Omnifocus ungleich mehr Möglichkeiten, die anstehenden Aufgaben zu gliedern, zu strukturieren und letztlich auch zu erledigen und die Übersicht zu wahren.

Das Grundprinzip

Eine vorweg, Omnifocus ist mächtig. Es gibt eigentlich nichts, das Omnifocus nicht kann, hinsichtlich der Strukturierung und Gliederung von Aufgaben und Projekten. Da kann verschachtelt werden, da wird mit Kindern und Tanten jongliert, mit Kontexten und Projekten und und und. Aber eigentlich ist alles ganz einfach.

Omnifocus orientiert sich am „Getting things done“ Prinzip. Also klassisch „eines nach dem anderen“ und „immer einen klaren Kopf bewahren“. Zunächst werden die Geistesblitze im Eingang (Posteingang) erfasst. Hier warten sie dann darauf, weiter zu kategorisiert zu werden, also in Projekte gruppiert, in Ordner verschachtelt und mit Kontexten versehen zu werden. Dabei bietet Omnifocus eine unglaubliche Vielfalt an Möglichkeiten.

Diese also im Eingang erfassten Aufgaben teilen wir z.B. in die Projekte Firma und Privat ein, und haben zudem noch verschiedene Kontexte. Der Firmen-Kontext könnte z.B. in „online“ und „Kundenbesuch“ gegliedert werden, also in Aufgaben, die ich online über meinen Webbrowser erledigen kann sowie Aufgaben, die ich direkt im Kundengespräch erledigen muss. Privat könnte ich Einkäufe zu erledigen haben und diese wiederum in Baumarkt, Drogerie und Supermarkt einteilen. Nicht, daß ich Omnifocus als Einkaufsliste missbrauchen würde. Räusper. Man sieht aber, die Möglichkeiten sind unglaublich vielfältig.

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