Wo sind die Zeiten bloß hin, als ein Zettelchen hie und da reichte, um alle Aufgaben zu überblicken? Wie hat man denn das damals eigentlich wirklich gemacht? Waren wir Menschen einfach trainierter darauf, uns Dinge zu merken, anstatt jede Kleinigkeit aufzuschreiben? Ich weiß es nicht. Ich weiß aber, daß so viele unterschiedliche Dinge meinen Alltag bestimmen, daß es für mich unmöglich wäre, mir dies alles zu merken. Deshalb gibt’s ja „Getting things done“ Programme. Also Software, die einzig und alleine dazu geschrieben wurde, Aufgaben und Projekte so zu verwalten, daß wir sie einerseits nicht vergessen und andererseits strukturiert abarbeiten können.

Aufmerksame Leser dieses Blogs wissen, daß ich bereits „Things“ reviewt habe. Ich nutzte Things auch eine ganze Weile aktiv. Leider aber haben die Jungs von CulturedCode es bislang (Stand 4/2011) nicht geschafft, eine vernünftige Synchronisation zwischen iPhone, iPad und Mac zu realisieren. Und die Praxis zeigte, daß das „sich im gleichen WLAN befinden“ keine praktikable Lösung darstellt, da man immer vergißt, die Daten abzugleichen. Und ich kann mir ja schlecht in meine ToDo Liste schreiben, nur ja die Synchronisation nicht zu vergessen 😉

Nunja, Things ist nicht die einzige Lösung, also wollen wir uns mal den Platzhirschen Omnifocus ansehen. Prinzipiell durchaus ähnlich, bietet Omnifocus ungleich mehr Möglichkeiten, die anstehenden Aufgaben zu gliedern, zu strukturieren und letztlich auch zu erledigen und die Übersicht zu wahren.

Das Grundprinzip

Eine vorweg, Omnifocus ist mächtig. Es gibt eigentlich nichts, das Omnifocus nicht kann, hinsichtlich der Strukturierung und Gliederung von Aufgaben und Projekten. Da kann verschachtelt werden, da wird mit Kindern und Tanten jongliert, mit Kontexten und Projekten und und und. Aber eigentlich ist alles ganz einfach.

Omnifocus orientiert sich am „Getting things done“ Prinzip. Also klassisch „eines nach dem anderen“ und „immer einen klaren Kopf bewahren“. Zunächst werden die Geistesblitze im Eingang (Posteingang) erfasst. Hier warten sie dann darauf, weiter zu kategorisiert zu werden, also in Projekte gruppiert, in Ordner verschachtelt und mit Kontexten versehen zu werden. Dabei bietet Omnifocus eine unglaubliche Vielfalt an Möglichkeiten.

Diese also im Eingang erfassten Aufgaben teilen wir z.B. in die Projekte Firma und Privat ein, und haben zudem noch verschiedene Kontexte. Der Firmen-Kontext könnte z.B. in „online“ und „Kundenbesuch“ gegliedert werden, also in Aufgaben, die ich online über meinen Webbrowser erledigen kann sowie Aufgaben, die ich direkt im Kundengespräch erledigen muss. Privat könnte ich Einkäufe zu erledigen haben und diese wiederum in Baumarkt, Drogerie und Supermarkt einteilen. Nicht, daß ich Omnifocus als Einkaufsliste missbrauchen würde. Räusper. Man sieht aber, die Möglichkeiten sind unglaublich vielfältig.

Die Gliederungsmöglichkeiten

Der Eingang ist die erste Auffangschale für’s „Brainstorming“ um so ein schönes Neudeutsches Wort zu verwenden. Dinge, die man bereits sortiert hat, landen in Projekten die wiederum durch Ordner besser gegliedert werden können. Natürlich gibt es auch listen, die nicht zu Projekten zugehörig sind, die also bunt gemischte Aufgaben enthalten können. Neben der Projektansicht gibt es zudem eine Kontextansicht.

Sehr sinnvoll, wenn ich angenommen, den Kontext „Baumarkt“ habe und mich gerade dort befinde, denn am iPhone könnte ich abhängig von meiner Position mir Aufgaben anzeigen lassen, die nur mit dieser Position sinn machen. Aber das ist eine andere Geschichte. Jedenfalls macht es natürlich im Bauhaus wenig Sinn, mir anzeigen zu lassen, was ich im Kundengespräch erledigen sollte und umgekehrt. Hier spielen die Kontexte ihre Stärken aus.

Neben Projekten und Kontexten haben wir natürlich auch die Möglichkeit, fällige Aufgaben (die Definition „fällig“ kann in den Optionen festgelegt werden) anzuzeigen. Dieser werden natürlich auch nach Projekten gegliedert. Zudem gibt es auch einen „Ansichtsfilter“ der weitere Gliederungsmöglichkeiten offenbart.

Aufgaben können weiters auch mit einer Flagge gekennzeichnet werden. Weil sie z.B. besonders wichtig sind oder hmm… einfach einem am Herzen liegen. Man darf das ganze Konzept nicht zu starr betrachten. Man könnte z.B. nur mit Kontexten ohne Projekte arbeiten, oder umgekehrt, man ist nicht dazu gezwungen, sich in eine Form zu pressen. Aber man KANN all die gebotenen Möglichkeiten nutzen um schnell und einfach Struktur in das gedankliche Chaos zu bringen.

Ein weiterer äußerst hilfreicher Punkt sind Farben und sequentielle bzw. parallele Projekte. Nehmen wir an ich missbrauche Omnifocus als Einkaufsliste. In einem Supermarkt kann ich natürlich die einzelnen Aufgaben (= Listenpositionen meiner Einkaufsliste) parallel abarbeiten (jaja, ich weiß, ich kann immer nur ein Produkt in den Wagen legen), muß mich also nicht danach richten zuerst das Mehl und dann erst den Zucker ins Wagerl zu legen. Plane ich aber eine Renovierung des Wohnzimmers, so muß ich die Farbe erst kaufen, bevor ich das Zimmer streichen kann. Entsprechend kann in Omnifocus (OF) definiert werden, ob Projekte parallel oder sequentiell abzuarbeiten sind. Die jeweils aktive Aktion ist dabei schwarz, noch nicht aktive ausgegraut – womit wir nun auch bei den Farben wären. Natürlich können auch ausgegraute Aktionen abgehakt werden – z.B. trifft man eine Person bevor man den geplanten Anruf tätigt womit dieser obsolet wird. Das Tolle: Diese Farben kann man selbst einstellen, wie man mag. Wobei ich sagen muß, daß die OF’s Standardfarben schon sehr gut gewählt sind.

Für Aufgaben können Startdatum, Fälligkeitsdatum, Wiederholung, Dauer, Kontext und und und gewählt werden. So kann man z.B. eine Aufgabe anlegen, die in Abhängigkeit von der Fertigstellung ihrer vorhergehenden Instanz in genau 5 Tagen erneut auftritt. Stichwort Blumengießen. *g*

Die Unterschiede

OK, und wieso genau soll man nun so viel premium zahlen, dafür, daß man Omnifocus und nicht ein Konkurrenzprodukt verwendet? Ich meine, fast 63€ ist eine ganze Stange Geld für ein Produkt, das die Arbeit ja nicht mal macht, sondern sie nur strukturiert 😉

Nun, OF bietet einfach von allem ein wenig mehr. UND es bietet außerordentlich gute Synchronisationsmöglichkeiten. Wo die Konkurrenz teils nur langsamen Sync zwischen sich in einem WLAN befindlichen Geräten bietet, bietet OF zuallererst den Abgleich über Mobile Me. Es ist aber auch der Abgleich über Bonjour, OmniSync oder die Festplatte und Netzwerklaufwerke möglich. Einfach und schnell. Ich habe die Variante über Mobile Me getestet und bin begeistert. Endlich immer alle Aufgaben synchron auf allen Geräten.

iPhone & iPad

Hier nur am Rande erwähnt werden sollen die ausgefuchsten Pendants für iOS. Zwar außerordentlich teuer, aber auch ausgesprochen gut bieten die beiden iOS Versionen (leider nicht universal) die Möglichkeit, immer und überall den Gedanken freien Lauf zu lassen.

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Fazit

Mehr kann man eigentlich nicht in ein Programm das sich den Spruch „Getting things done“ auf den Leib geschrieben hat, reinpacken. Omnifocus kann eigentlich alles, was man sich wünscht. Wer aber vielleicht nur ab und an ein paar Aufgaben zu verwalten hat, könnte mit OF überfordert sein und ggf. sein Geld besser investieren. Ich gebe jedem, der ernsthaft mit dem Gedanken spielt, seine Projekte, Gedanken, Aufgaben oder was auch immer zu organisieren und zu strukturieren, sich zunächst die Demovideos von Omnifocus anzusehen. Hier bekommt man einen unglaublich guten Überblick, was das Programm so kann. Von mir bekommt es eine uneingeschränkte Empfehlung. Abzug lediglich für den außerordentlich hohen Preis, sowohl für Mac als auch iPhone und iPad Varianten.

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